Com s’escriu un correu electrònic professional en català

Escrius correus professionals a la feina i no tens clar si ho estàs fent bé?

Creus que podries millorar algun aspecte dels teus correus electrònics?

En aquesta entrada t’explico com hauria de ser un correu professional, tant des d’un punt de vista lingüístic, com de contingut i visual.

Quina informació ha d’incloure un correu professional

Un correu professional ha de ser complet, cordial i respectuós.

⏩ Abans de començar

Abans de començar a escriure, fes-te aquestes tres preguntes:

1. 1. Quin és el tema del correu?
   2. A qui va dirigit?
   3. Quin és l’objectiu del correu?

Tingues presents les respostes mentre redactes el correu i el resultat serà molt millor.

⏩ Informació completa

És primordial que inclogui tota la informació necessària per minimitzar l’intercanvi de missatges. Si és un correu complex o extens, és important que facis un esquema dels punts que hi has d’incloure i que els repassis abans de prémer el botó Enviar. A més, si hi has de tractar punts com a resposta a un correu que has rebut, assegura’t de respondre tots els aspectes que t’han comentat al correu anterior.

⏩ Consells per redactar l’assumpte

Quan escrivim un correu professional hem de tenir molta cura amb l’assumpte, ja que és el primer text que llegeix el destinatari.

En llegir l’assumpte, la persona que rep un correu ha de saber immediatament de què tracta, fins i tot abans d’obrir-lo. Per tant, tingues en compte aquest aspecte a l’hora d’escriure’l.

L’assumpte o tema d’un correu professional ha de tenir les característiques següents:

 

 

A més, el fet d’escriure un bon assumpte que indiqui el tema de què tracta el correu et permet buscar aquell correu més fàcilment en un futur (amb una cerca per assumpte) si no recordes com es deia la persona amb qui vas parlar, per exemple, o l’empresa que et va enviar un pressupost d’un servei determinat.

Et mostro un parell d’exemples perquè puguis comparar assumptes més o menys adequats:

 

 

⏩ To cordial i respectuós

El to d’un correu professional ha de ser cordial, amb l’objectiu d’afavorir la comunicació i evitar conflictes.

Tingues sempre present que a l’altre costat de la pantalla hi ha una persona que mereix ser tractada amb respecte. A més, recorda que un missatge escrit pot tenir diferents lectures. Intenta pensar que el remitent té bones intencions i no et deixis portar per qüestions personals. Això t’ajudarà a mantenir la professionalitat.

 

 

Escriu correus professionals correctes en català: evita aquests errors

Deixant de banda el contingut, un correu professional també ha de ser correcte des d’un punt de vista lingüístic. Per aconseguir-ho, tingues en compte els aspectes següents:

• Fes servir el to adequat: formal o informal. A més, adapta el grau de formalitat al destinatari i a la situació comunicativa. En aquesta entrada del blog trobaràs fraseologia típica de correus formals.
• Mantingues la coherència al llarg de tot el text. Si fas servir un grau de formalitat alt amb tractament de vós, mantingues aquest tractament al llarg de tot el missatge. Per exemple: Us escric per comunicar-vos… / Us agrairé que em trameteu…
• La salutació i el comiat estan estretament relacionats. Mantingues la coherència també en el to d’aquestes dues fórmules. Per exemple, en un correu professional amb un grau de formalitat mitjà, podem escriure “Bon dia, Enric,” com a salutació i “Salutacions,” com a comiat. Si el grau de formalitat és alt, podem optar per “Benvolgut Enric” i “Atentament”. Tanmateix, no és bona idea barrejar una opció amb l’altra.
• Utilitza connectors discursius per enllaçar les idees. En aquesta entrada del blog hi trobaràs una llista amb connectors variats, així com un vídeo explicatiu.
• Utilitza els signes de puntuació correctament. Tanca la salutació amb coma. Quant al comiat, si té un verb conjuga’t, tanca’l amb punt; si no té cap verb conjugat, tanca’l amb coma. Després de la salutació, el primer paràgraf comença amb majúscula inicial (sí, encara que abans hi hagi una coma). Et recomano que miris aquest vídeo amb els 7 errors més freqüents en els correus electrònics en català.
• Rellegeix el text. Una segona lectura sempre ens estalvia ensurts!
• Passa el corrector automàtic. A banda de rellegir el text, mai sobra passar-hi el corrector automàtic. Ben segur que t’ajudarà a detectar errades que se t’han escapat. Et recomano el corrector gratuït LanguageTool. Un dels seus avantatges principals és que el pots instal·lar al teu navegador i et corregirà els correus mentre els escrius. En aquest videotutorial t’explico com funciona.

 

Com es pot millorar l’aspecte d’un correu electrònic: el format

Si volem que ens llegeixin (i que ens entenguin!), la part visual és cabdal. Segueix aquests consells i aconseguiràs millorar l’aspecte dels teus correus professionals:

1. Divideix el text en paràgrafs i tingues en compte que cada paràgraf ha de tenir una idea principal. Si no saps com fer-ho, en aquest article t’explico com és l’estructura d’un correu electrònic. Amb aquest senzill truc aconseguiràs que el text quedi més espaiat i, per tant, que el destinatari tingui més ganes de llegir-lo. Els correus amb tota la informació seguida en un únic paràgraf semblen caòtics i poc professionals.
2. Aprofita algunes de les funcions de format que ofereixen les aplicacions de correu per millorar la llegibilitat dels teus missatges. Per exemple, fes servir la negreta, el subratllat, colors o llistes, entre d’altres. És cert que algunes d’aquestes opcions de format no estan pensades per a aquest fi des d’un punt de vista estrictament lingüístic. Tanmateix, pots usar-les per aconseguir que el teu correu sigui més atractiu, clar i fàcil de llegir.

Tot seguit et mostro el mateix correu a l’esquerra i la dreta. Fixa’t com canvia el correu electrònic visualment quan està escrit en un sol bloc de text i dividit en paràgrafs.

 

 

Ara fixa’t com millora gràcies a l’aplicació d’algunes de les opcions de format que t’acabo de comentar. T’adones que és molt més clar i que s’hi ressalta la informació rellevant?

 

 

Exemple d’un correu professional en català

Aquí tens una mostra d’un correu professional en català. Fixa’t en els aspectes següents:

• Està estructurat correctament: inclou la salutació, el nucli de missatge (introducció, cos i conclusió), el comiat i la signatura.
• La salutació i el comiat són coherents.
• Es manté la coherència en el to i el tractament al llarg de tot el text.
• La puntuació és correcta.
• S’empren funcions de format com les negretes i el subratllat per ressaltar idees.
• Es fa una llista perquè el contingut sigui més clar i atractiu.

 

 

Espero que aquesta entrada t’ajudi a millorar la redacció dels teus correus professionals. Gràcies per llegir-me!